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HospiShift 使い方ガイド

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目次

基本操作
シフト関連
勤務・休暇管理
管理者向け

はじめに

HospiShiftは、病院・クリニック・介護施設のシフト管理を効率化するWebシステムです。本ガイドでは、システムの基本的な使い方から応用的な機能まで、画面を見ながら順を追って説明します。

ポイント： このシステムは、スマートフォン・タブレット・パソコンのどの端末からでも利用できます。外出先からでも簡単にシフト希望を提出できます。

1. ログイン方法

手順
  1. Webブラウザでシステムにアクセス
  2. 「職員ID」に自分のIDを入力
  3. 「パスワード」を入力
  4. 「ログイン」ボタンをクリック
注意： 初回ログイン時は、管理者から提供されたIDとパスワードを使用してください。ログイン後、パスワード変更をお勧めします。
トラブルシューティング
  • ログインできない場合：
    • 職員IDとパスワードに間違いがないか確認
    • 大文字・小文字の区別に注意
    • 管理者に連絡してアカウント状況を確認
  • パスワードを忘れた場合：
    • 管理者に連絡してパスワードリセットを依頼

3. 通知の確認

通知の種類
通知タイプ 説明 対応方法
締切通知 シフト希望提出の締切が近い シフト希望申請画面で希望を提出
シフト確定通知 来月のシフトが確定した シフト確認画面で内容をチェック
承認通知 休暇申請などが承認・却下された 該当する申請画面で詳細を確認
イベント通知 研修・会議の開催予定 イベント詳細を確認して参加登録

4. シフト希望申請

基本操作手順
  1. ホーム画面から「シフト希望申請」をクリック
  2. カレンダーで対象月を選択
  3. 各日付をクリックして希望を設定
    • 出勤 - その日に働きたい
    • 休み - その日は休みたい
    • どちらでも - どちらでも可
  4. 「希望を保存」ボタンをクリック
  5. 確認メッセージが表示されたら完了
効果的な希望の出し方
  • バランスの取れた希望：

    出勤希望日と休み希望日のバランスを考慮してください。休み希望ばかりでは、シフト作成が困難になります。

  • 早めの提出：

    締切日ギリギリではなく、余裕をもって提出することで、より希望に沿ったシフトが組まれやすくなります。

  • 連続勤務への配慮：

    体調管理のため、適度に休み希望を入れることをお勧めします。

締切について： 締切日を過ぎると編集ができなくなります。締切日はホーム画面や通知で確認できます。

5. シフト希望確認・編集

確認方法
  1. ホーム画面から「シフト希望確認」をクリック
  2. 月を選択してカレンダー表示
  3. 提出済み希望の色分け表示を確認
    • 緑：出勤希望
    • 赤：休み希望
    • グレー：どちらでも可
  4. 提出状況と締切日を確認
編集方法

締切前の場合：

  1. カレンダーの日付をクリック
  2. 希望を変更（出勤・休み・どちらでも）
  3. 自動保存されるのを確認

締切後の場合：

編集は できませんが、内容の確認は可能です。

注意： 締切後に希望を変更したい場合は、管理者に直接相談してください。

6. 勤務実績記録

勤務記録の登録
  1. ホーム画面から「勤務実績記録」をクリック
  2. 「新規記録」ボタンをクリック
  3. 必要項目を入力
    • 勤務日
    • 開始時刻
    • 終了時刻
    • 休憩時間
    • 備考（必要に応じて）
  4. 「保存」ボタンをクリック
記録の確認・編集
  • 一覧表示： 月ごとの勤務記録を一覧で確認
  • 詳細表示： 個別の記録の詳細情報を表示
  • 編集機能： 承認前の記録は編集可能
  • 承認状況： 管理者による承認状況を確認
シフト比較： 「シフト比較」ボタンから、予定シフトと実績の差異を視覚的に確認できます。

7. 休暇申請

申請手順
  1. ホーム画面から「休暇管理」をクリック
  2. 「休暇申請」ボタンをクリック
  3. 申請情報を入力
    • 休暇タイプ（年次有給、特別休暇など）
    • 開始日・終了日
    • 申請理由
    • 緊急連絡先（必要に応じて）
  4. 「申請」ボタンをクリック
  5. 確認画面で内容をチェックして確定
残日数確認

休暇管理画面では、以下の情報を確認できます：

  • 年次有給休暇： 付与日数・使用日数・残日数
  • 特別休暇： 各種特別休暇の残日数
  • 申請履歴： 過去の申請と承認状況
  • 今後の予定： 承認済みの休暇予定
承認プロセス： 申請は管理者による承認が必要です。承認結果は通知でお知らせします。

8. 研修・会議参加

参加登録
  1. ホーム画面から「研修・会議」をクリック
  2. イベント一覧またはカレンダーを確認
  3. 参加したいイベントをクリック
  4. イベント詳細を確認
  5. 「参加登録」ボタンをクリック
  6. 確認メッセージで登録完了
必須イベント： 必須イベントに参加登録すると、重複するシフトが自動的に「休み」に調整されます。
参加履歴確認

「研修履歴」ページで以下を確認できます：

  • 参加済みイベント： 過去に参加したイベント一覧
  • 出欠記録： 各イベントの出席・欠席状況
  • 参加率： 全体的な研修参加率
  • 証明書： 研修修了証明書（該当する場合）
リマインダー： 参加登録したイベントの開催前に、リマインダー通知が送信されます。

よくあるトラブルと解決方法

操作系のトラブル

  • インターネット接続を確認
  • ブラウザを再読み込み（F5キー）
  • 締切日を過ぎていないか確認
  • JavaScriptが有効になっているか確認

  • ブラウザのキャッシュを削除
  • ブラウザを最新バージョンに更新
  • 別のブラウザで試してみる
  • スマートフォンの場合、横画面に回転してみる
機能に関する疑問

  • 通知設定を確認
  • メールアドレスが正しく登録されているか確認
  • 迷惑メールフォルダを確認
  • システム内の通知画面で確認

  • 提出した希望内容を再確認
  • 他の職員との兼ね合いを考慮
  • 管理者に相談してシフト調整を依頼
  • シフト交換機能の利用を検討

お問い合わせ

このマニュアルで解決できない問題や、ご不明な点がございましたら、以下の方法でお問い合わせください：

管理者への連絡

システムに関する問題は、まず施設のシステム管理者にご相談ください。

追加資料

詳細な機能説明は「機能紹介」ページをご覧ください。

FAQ

よくある質問は「FAQ」ページで確認できます。

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